§1
POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1.  Niniejszy Regulamin BEST Hacks określa zasady i warunki, na jakich odbywa się wydarzenie BEST Hacks, zwanego dalej “Wydarzeniem” lub “Hackatonem”. Uczestnik, przystępując do Wydarzenia, powinien zapoznać się z treścią niniejszego Regulaminu. Zapis na Wydarzenie jest równoznaczny z akceptacją Regulaminu. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zawartych w nich zasad, jak również potwierdza, iż spełnia wszystkie warunki, które uprawniają go do udziału w Wydarzeniu.

1.2.  Organizatorem Wydarzenia jest Organizacja studencka BEST Wrocław, Grunwaldzka 61, budynek T-3, lokal nr 4, 50-357 Wrocław.

1.3.  Hackathon odbywa się w dniach 28-29 października 2023 w budynku Strefy Kultury Studenckiej, we Wrocławiu przy ul. Hoene-Wrońskiego 10.

1.4.  Hackathon rozpocznie się nie wcześniej niż o godzinie 09:00. Przewidywany czas trwania Hackathonu wynosi 24 godziny.

1.4.  Wydarzenie składa się z dwóch części - części konkursowej oraz części dla wolnych słuchaczy.

1.4.  Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu lub formy przebiegu Wydarzenia bez podania przyczyny.

§2
DEFINICJE

Na potrzeby niniejszego regulaminu poniższym pojęciom przypisuje się następujące znaczenie:

2.1.  Uczestnik – osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych, która w dniu rozpoczęcia Hackathonu (tj. 28 października 2023) posiada status studenta. Uczestnik musi być studentem studiów pierwszego stopnia, studiów drugiego stopnia, trzeciego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich w rozumieniu ustawy o szkolnictwie wyższym i nauce i posiada jednocześnie ważną legitymację studencką.

2.2.  Drużyna – zespół złożony z 2-4 Uczestników, na którego czele stoi Kapitan.

2.3.  Projekt – przedsięwzięcie, które ma na celu stworzenie unikalnej usługi bądź produktu w wyznaczonym do tego czasie.

2.4.  Eliminacje – etap konkursu mający na celu wybranie najlepszych drużyn, dopuszczonych następnie do finału konkursu.

§3
ZASADY I WARUNKI UCZESTNICTWA

3.1.  Udział w Wydarzeniu jest dobrowolny i bezpłatny.

3.2.  Uczestnicy biorą udział w Hackathonie wyłącznie w ramach stworzonych przez siebie zespołach zwanych dalej Drużyną.

3.3.  Uczestnik może być członkiem tylko jednej Drużyny.

3.4.  Zgłoszenia Drużyny dokonuje kapitan wchodzący w skład Drużyny, zgłaszając się poprzez odpowiedni formularz zgłoszeniowy dostępny na oficjalnej stronie Wydarzenia.

3.5.  Warunkiem uczestnictwa w Hackathonie jest dokonanie rejestracji przez każdego członka Drużyny, poprzez prawidłowe wypełnienie formularza rejestracyjnego udostępnionego Kapitanowi w wiadomości zwrotnej po zgłoszeniu Drużyny. Niespełnienie wszystkich wymaganych warunków będzie skutkować odrzuceniem Drużyny.

3.6.  Zgłoszenie Drużyny jest jednoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu przez wszystkich uczestników wchodzących w skład Drużyny, a także wyrażeniem przez nich zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora w celach związanych z organizacją Hackathonu, a także na otrzymywanie korespondencji e-mail od Organizatora w celach związanych z organizacją Hackathonu.

3.7.  Uczestnik jest zobowiązany do okazania legitymacji studenckiej na prośbę przedstawiciela Organizatora.

3.8.  Podczas Hackathonu uczestnicy dążą do wypracowania rozwiązania zadania dalej zwanego Projektem.

3.9.  Projekt musi w całości powstać w czasie trwania Hackathonu.

3.10.  W zależności od liczby zgłoszeń, Organizator zastrzega sobie prawo do ograniczenia liczby miejsc w przypadku, gdy liczba zgłoszonych drużyn przekroczyła założony limit drużyn. W tej sytuacji Drużyny biorące udział w Hackathonie zostaną wybrane przez Organizatora na podstawie formularza zapisowego Drużyny.

3.11.  Uczestnicy biorą pełną odpowiedzialność za własność osobistą (w tym sprzęt komputerowy) i są zobligowani do jej pilnowania. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne straty i uszkodzenia własności osobistej uczestników Hackathonu.

3.12.  Uczestnik bierze odpowiedzialność za wszelkie uszczerbki na swoim zdrowiu

3.13.  Uczestnik odpowiada za wyrządzone umyślnie szkody na terenie obiektu, gdzie odbywać się będzie Hackathon.

3.14.  Uczestnicy zobowiązani są do stawienia się na miejscu Wydarzenia w podanym terminie.

3.15.  Nazwa Drużyny nie może zawierać wulgaryzmów, treści obraźliwych, sloganów faszystowskich, nazistowskich, komunistycznych i tym podobnych, zabronionych przez polskie prawo. Organizator zastrzega sobie prawo do żądania zmiany nazwy Drużyny.

3.16.  Uczestnicy mają pełną dowolność wyboru technologii, w których będą tworzyli projekty konkursowe.Organizator nie ma obowiązku zapewnienia żadnego dodatkowego sprzętu z tego tytułu.

3.17.  Po rozpoczęciu Wydarzenia nie ma możliwości zmiany Drużyny.

3.18.  W przypadku aktywności przeznaczonych zarówno dla Uczestników, jak i wolnych słuchaczy, Organizator zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia zapisów na aktywności, które będą posiadały ograniczoną liczbę miejsc. Pierwszeństwo do takich zapisów będą posiadali Uczestnicy Wydarzenia.

3.19.  Organizator informuje, że program Hackathonu zakłada przez Uczestników wykonywanie czynności o dużej intensywności przez okres około 24 godzin.

§4
PRZEBIEG WYDARZENIA

4.1.  Hackathon będzie przebiegać według harmonogramu zamieszczonego na stronie internetowej https://bhc.best.wroclaw.pl/ co najmniej na 7 dni przed datą rozpoczęcia Wydarzenia.

4.2.  Uczestnicy mają obowiązek wzięcia udziału w następujących częściach Hackathonu:
a. rozpoczęcie.
b. prelekcja wprowadzająca do tematu.
c. prelekcja na temat prezentacji.
d. prezentacja projektu.
e. zamknięcie.
Udział w pozostałych aktywnościach podczas Wydarzenia jest dobrowolny.

4.3.  Organizator nie zapewnia sprzętu na Wydarzenie. Uczestnik jest zobowiązany do korzystania z własnego sprzętu.

4.4.  Organizator w trakcie Hackathonu zapewnia: dostęp do Internetu, zasilanie elektryczne, wyżywienie oraz napoje. Organizator zapewnia także Uczestnikom dostęp do strefy relaksu przez cały czas trwania Wydarzenia.

4.5.  Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za jakiekolwiek zdarzenia losowe, szkody zdrowotne, straty materialne oraz krzywdy wynikające ze specyfiki Wydarzenia lub niedostosowania się przez Uczestników do obowiązujących na terenie Wydarzenia przepisów porządkowych.

4.6.  Przed prezentacją końcowego rozwiązania Uczestnicy deponują je w dowolnym otwartym repozytorium cyfrowym, oznaczając je w sposób podany przez Organizatorów w trakcie Wydarzenia.

4.7.  Przed prezentacją końcowego rozwiązania Uczestnicy deponują je w dowolnym otwartym repozytorium cyfrowym, oznaczając je w sposób podany przez Organizatorów w trakcie Wydarzenia.

4.8.  Każdy uczestnik Hackathonu otrzyma zakres wsparcia, na który składa się:
a.  mentoring technologiczny ekspertów,
b.  mentoring tematyczny,
c.  wsparcie w zakresie wykorzystania platformy Discord,
d.  możliwość wzięcia udziału w aktywnościach przygotowanych przez Organizatorów przed, w trakcie oraz po Wydarzeniu.

4.9.  Uczestnicy zobowiązują się do nie spożywania środków odurzających oraz napojów alkoholowych i bycia pod ich wpływem.

4.10.  Osoby będące pod wpływem alkoholu lub środków odurzających oraz osoby stanowiące zagrożenie dla porządku publicznego mają zakaz uczestniczenia w konkursie oraz obowiązek opuszczenia miejsca Wydarzenia.

4.11.  Korzystanie z materiałów nielegalnych, kontrowersyjnych lub w inny sposób niedopuszczalnych w tym:
a.  pornografii,
b.  materiałów promujących narkotyki,
c.  materiałów zawierających treści rasistowskie lub religijne,
d.  materiałów prezentujących obraźliwe treści,
e.  materiałów związanych z polityką.
jest w czasie trwania Hackathonu ściśle zabronione.

4.12.  Uczestnicy na Hackathonie są zobowiązani do poszanowania praw i godności osobistej innych Uczestników.

4.13.  Uczestnicy zobowiązują się do przestrzegania Regulaminu obiektu, na terenie którego odbywa się Hackathon, przestrzegać zasad BHP i Ppoż oraz stosować się do poleceń porządkowych Ochrony, a także Organizatora i osób przez niego wyznaczonych. Niestosowanie się do poleceń porządkowych może skutkować dyskwalifikacją Drużyny z Hackathonu.

4.14.  Uczestnicy zobowiązani są w maksymalnym możliwym zakresie umożliwić spokojną pracę pozostałym Drużynom, a w szczególności zabronione jest: celowe rozpraszanie pozostałych Drużyn podczas prezentacji oraz celowe uniemożliwienie pracy nad Projektem pozostałym Drużynom.

4.15.  Uczestnicy są zobowiązani zgłosić niezwłocznie do Organizatora wszelkie przypadki nieodpowiednich zachowań wśród pozostałych Uczestników w trakcie Wydarzenia.

4.16.  Uczestników obowiązuje bezwzględny zakaz nękania innych Uczestników. Za nękanie przyjmuje się:
a.  umyślne zastraszanie,
b.  prześladowanie,
c.  uwagi seksualne,
d.  obraźliwe komentarze słowne dotyczące:
d.1.  płci,
d.2.  tożsamości płciowej,
d.3.  wieku,
d.4.  orientacji seksualnej,
d.5.  niepełnosprawności,
d.6.  wyglądu fizycznego,
d.7.  rozmiaru ciała,
d.8.  pochodzenia etnicznego,
d.9.  religi.
Ponadto, podczas Hackathonu zabrania się używania słów oraz symboli powszechnie uznanych za niedozwolone, w tym wulgaryzmów lub określeń mogących powodować obrazę uczuć religijnych lub światopoglądowych, oraz wskazujących na dyskryminację.

4.17.  Uczestnikom zabrania się jakiegokolwiek modyfikowania infrastruktury elektrycznej zapewnionej przez Organizatora, w szczególności: odklejania taśmy ochronnej, odłączania przewodów zasilających oraz dołączania dodatkowych przewodów zasilających bez wyraźnej zgody Organizatora.

4.18.  Uczestnicy zobowiązani są do dbania o dobry wizerunek Hackathonu, Organizatora oraz Politechniki Wrocławskiej.

§5
MENTORZY I JURY

5.1.  Mentorami są osoby posiadające odpowiednią wiedzę w danej dziedzinie. Zadaniem Mentorów w czasie Hackathonu jest wsparcie Uczestników, udzielanie porad, naprowadzanie na właściwe rozwiązania oraz udzielanie odpowiedzi na ich pytania. Mentorzy zostają całkowicie powołani przez stronę Organizatora.

5.2.  Każdy zespół otrzyma możliwość skorzystania ze wsparcia mentorów, ekspertów z danej dziedziny, których wiedza i doświadczenie pozwolą zbudować mu rozwiązanie maksymalizujące wykorzystanie dostępnych zasobów.

5.3.  W trakcie Hackathonu wyznaczono godziny, w których Drużyny odbędą konsultacje mentorskie. Każda z Drużyn może również skorzystać z pomocy mentora poza wyznaczonymi godzinami, po wcześniejszym ustaleniu z Mentorem.

5.4.  Jury zostaje całkowicie powołane przez stronę Organizatora. W skład Jury wejdą przedstawiciele Organizatora oraz partnerów Wydarzenia.

§6
WYBÓR ZWYCIĘZCÓW

6.1.  Oceny i weryfikacji zadań dokonuje Jury wyznaczone przez Organizatora.

6.2.  Werdykt Jury jest końcowy i niepodważalny. Uczestnikom nie przysługuje prawo do odwołania się od decyzji Jury.

6.3.  W trakcie Hackathonu, Organizator zastrzega możliwość przeprowadzenia preeliminacji przez Jury, tzn. wstępną ocenę projektów zrealizowanych przez Drużyny. Jury ma prawo wybrać część Drużyn, które przejdą do finałowej części konkursu - końcowej ocenie projektów. Drużyny wykluczone w eliminacjach mają prawo do dalszej pracy nad Projektami, jednak nie będą uwzględniane podczas oceny rozwiązań i nie mają możliwości zostać nagrodzone.

6.4. Uczestnicy oceniani są według następującej punktacji:
  Stopień realizacji (0-10 pkt)
  Design i funkcjonalność (0-10 pkt)
  Kreatywność i innowacyjność (0-10 pkt)
  Biznesowa przydatność rozwiązania (0-5 pkt)
  Formuła i sposób prezentacji (0-5 pkt)

6.5.  Końcowe Projekty będą oceniane na podstawie 5-minutowej prezentacji. Po przekroczeniu wyznaczonego czasu prezentacje będą przerywane.

6.6.  Każdy członek Jury ocenia Projekty indywidualnie w ramach każdego z wyróżnionych dla danej kategorii kryteriów, według skali punktowej. Ocena końcowa jest sumą punktów przyznanych przez każdego członka Jury.

6.7.  Jeżeli Jury stwierdzi prawdopodobieństwo plagiatu bądź brak w pełni samodzielnej pracy, dana Drużyna jest zdyskwalifikowana z Hackathonu. Jury jest zobowiązane do przedstawienia uzasadnienia swojej decyzji.

6.8.  Decyzje Jury zapadają zwykłą większością głosów. W przypadku równego rozłożenia liczby głosów, wiążąca jest decyzja przewodniczącego Jury, wybieranego przez członków Jury ze swojego grona przed rozpoczęciem Hackathonu.

6.9.  Dokonywanie zmian w Projekcie po upływie wyznaczonego czasu jest równoznaczne z dyskwalifikacją.

§7
WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA

7.1.  Właścicielami wszelkich praw własności intelektualnej prac, utworów i rozwiązań stworzonych w czasie trwania Hackathonu są ich autorzy.

7.2.  Uczestnik zaświadcza, że jest autorem lub współautorem wszelkich prac wykonanych podczas Hackathonu oraz, że te prace nie naruszają jakichkolwiek praw osób trzecich.

7.3.  Uczestnik oświadcza, iż ponosi odpowiedzialność z tytułu roszczeń osób trzecich kierowanych wobec Organizatora, które powstałyby w związku z naruszeniem praw autorskich. Prace naruszające prawa autorskie zostaną zdyskwalifikowane.

7.4.  Organizator zastrzega sobie prawo do opublikowania rozwiązań Drużyn na stronie internetowej https://bhc.best.wroclaw.pl/, przekazania ich organizacjom współtworzących Wydarzenie, a także publikacji ich w mediach społecznościowych prowadzonych przez BEST Wrocław.

§8
TEMATYKA

8.1.  Od Drużyny wymaga się stworzenia rozwiązania programistycznego zgodnego z tematami zaprezentowanymi podczas Hackathonu.

8.2.  Po zapoznaniu się z tematem zadania Uczestnicy mają 24 godziny na rozwiązanie zadania. Drużyna ma możliwość ukończenia zadania wcześniej niż przed upływem wyznaczonego czasu.

§9
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Na podstawie art. 29 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1) – dalej RODO (GDPR), informujemy Cię, że:
9.1.  Administratorem danych osobowych jest Organizacja Studencka BEST Wrocław, ul. Grunwaldzka 61, 50-357 Wrocław, działająca przy Politechnice Wrocławskiej.

9.2.  Dane osobowe Uczestników przetwarzane będą dla potrzeb odpowiedzi na pytania uczestników na podstawie ich zgody (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

9.3.  Dane osobowe będą przetwarzane przez dostawcę poczty elektronicznej, podmiot świadczący usługę hostingu, podmiot świadczący usługę dostępu do sieci Internet oraz operator telefonii komórkowej, jeżeli będzie to niezbędne w celu nawiązania kontaktu z Uczestnikiem.

W przypadku korzystania z naszych usług dane mogą być przetwarzane przez inne, wyłącznie uprawnione na podstawie zawartych umów podmioty współpracujące, czyli np. firmę dostarczającą oprogramowanie do wysyłki newsletterów.

9.4.  Z uwagi na fakt korzystania z usług Office365, dane Uczestników mogą być przetwarzane przez firmę Microsoft poza terenem Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

9.5.  Każdy Uczestnik, który przekazał Organizatorowi swoje dane osobowe ma prawo wglądu do treści swoich danych oraz prawo ich edytowania, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Jeśli Uczestnik uzna, że przetwarzanie danych narusza obowiązujące przepisy, ma także prawo do wniesienia skargi do organu nadzoru, tj. Sekretarza BEST Wrocław Karoliny Harasimowicz (karolina.harasimowicz@best.wroclaw.pl) lub GIODO.

9.6.  Podanie danych jest dobrowolne.

9.7.  Dane Uczestników nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.

9.8.  Administrator przetwarza dane osobowe rodziców (opiekunów prawnych) Uczestników - w związku z udzieleniem przez nich zgód na udział dziecka w Wydarzeniu. W takim wypadku podstawą przetwarzania danych osobowych jest uzasadniony interes Administratora polegający na upewnieniu się, czy niepełnoletni uczestnicy mogą uczestniczyć w Wydarzeniu (art. 6 ust. 1 pkt f) RODO).

9.9.  Administrator przetwarza dane osobowe Uczestników w ramach uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 pkt f) RODO) polegającego na promocji i reklamie Wydarzenia i jego następnych edycji.

9.10.  Organizator zastrzega, że przebieg Wydarzenia (w tym wizerunki Uczestników) zarejestrowany podczas Wydarzenia może zostać opublikowany: na kanałach social-media (m.in. Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn), stronie internetowej należących do Organizatora oraz partnerów Wydarzenia, a także na portalach, w prasie, telewizji itd. należących do partnerów medialnych Wydarzenia.

9.11.  Organizator ma prawo utrwalać przebieg Wydarzenia dla celów marketingowych, dokumentacyjnych lub reklamowo-promocyjnych. Organizator lub osoby przez niego upoważnione mogą korzystać z zdjęć, nagrań lub ich fragmentów, w tym przedstawiającego wizerunek uczestnika lub innej osoby przebywającej na Terenie Wydarzenia, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych, bez konieczności zapłaty wynagrodzenia za korzystanie z wizerunku określonych w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskich i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2006 r. nr 90, poz. 631 z późn. zm.). Uczestnicy lub osoby przebywające na Terenie Wydarzenia wyrażają zgodę na utrwalanie i rozpowszechnianie ich wizerunku, zarejestrowanego podczas Wydarzenia.